The Cure For Unproductive Meetings

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क्या आपने कभी एक अनुत्पादक बैठक देखी है? आपके पास शायद समय और समय है। शायद मेजबान ने देर से दिखाया, बैठक में कोई स्पष्ट एजेंडा नहीं था, और जिस व्यक्ति को प्रभारी होना था, उसके पास कोई नियंत्रण नहीं था।

और इसलिए आप पूरी चीज के माध्यम से उलझन में बैठे, यह नहीं जानते कि क्या कहना है या क्या करना है। मेजबान आपके लिए किसी भी महत्व के बारे में पर और आगे बढ़ता है-फिर लोगों ने बारी से बात करना शुरू कर दिया और विचारों को बाएं और दाएं बाहर निकाल दिया।

हर कोई एक दूसरे पर बात कर रहा था-यह सोचकर कि उनके विचार उनके सहकर्मियों के उन लोगों से काफी बेहतर थे। और एक स्पष्ट कार्य योजना के बिना, कोई निर्णय नहीं लिया गया था और मूल्य के कुछ भी चर्चा नहीं की गई थी।

अंत में, बैठक ने जिम्मेदारियों को निर्धारित किए बिना और आगे बढ़ने के लिए अगले चरणों को रेखांकित किए बिना निष्कर्ष निकाला। और आपने केवल एक चीज को इस घटना से दूर कर लिया- कि बैठक आपके समय की पूरी बर्बादी थी।

म्यूज़िक के अनुसार, न केवल अनुत्पादक मीटिंग लागत समय करते हैं, लेकिन कंपनियां उन पर सालाना 37 अरब डॉलर बर्बाद करती हैं। वही अध्ययन ने पाया कि अधिकारियों को असफलताओं के रूप में 67% से अधिक बैठकें देखते हैं।

लेकिन यह इस तरह से नहीं होना चाहिए। इस लेख में, हम आपको उत्पादक बैठकों के बारे में जानने के लिए आवश्यक सब कुछ बताएंगे- जहां हर विचार का मूल्यवान है और हर किसी का इनपुट शामिल है। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपकी बैठकों सफल रहे हैं, हम कुछ दुनिया के शीर्ष अधिकारियों द्वारा अपनाए गए कुछ बोनस विधियों को भी उजागर करेंगे। कैसे शीर्ष अधिकारी बैठकें

कई कर्मचारियों को महामारी से पहले बैठकों में भाग लेना पसंद नहीं आया। अब दूरस्थ रूप से काम करने से चीजों को श्रमिकों के लिए और खराब कर दिया गया है, कुछ कंपनियों को अपने टीम के सदस्यों को ज़ूम पर कॉल के बाद कॉल के माध्यम से बैठने की आवश्यकता होती है। शीर्ष अधिकारी बैठक कैसे करते हैं? एंड्रेसन होरोविट्ज़ के कोफाउंडर बेन होरोविट्ज़, एक-से-एक बैठकें पसंद करते हैं जहां कर्मचारी पहले से एजेंडा सेट करते हैं। शेरिल सैंडबर्ग, फेसबुक सीओओ, हर बैठक में चर्चा बिंदुओं के साथ एक नोटबुक लाता है। जैसे ही बैठक में प्रगति होती है और विषयों पर चर्चा की जाती है, वह उन्हें अपनी सूची से जांचती है। देर से ऐप्पल सीईओ स्टीव नौकरियों को बैठकों को जितना संभव हो सके उतना ही पसंद आया और उन्हें केवल आवश्यक कर्मचारियों तक सीमित कर दिया। Evernote कोफाउंडर फिल लिबिन बैठकों में भाग लेने के लिए एक शीर्ष प्रदर्शन करने वाला कर्मचारी लाता है। टेस्ला के सीईओ एलोन मस्क ने जोर देकर कहा कि बैठक में आने से पहले उपस्थित लोग पहले से तैयार करते हैं। अमेज़ॅन के सीईओ जेफ बेजोस को एक बैठक के दौरान खुली चर्चाओं में लोगों को पसंद करना पसंद है। वायनर्मेडिया के सीईओ गैरी वेनरचुक ने कम बैठकों के बजाय 15 मिनट की मीटिंगों पर ध्यान केंद्रित किया है, जो कि 45 मिनट से एक घंटे तक चलता है। उत्पादक बैठकों के लिए 7 सर्वश्रेष्ठ अभ्यास

अपने कर्मचारियों के समय बर्बाद मत करो। उनके दिन पहले से ही पूर्ण कार्यों के साथ पूर्ण हैं, और एक अनावश्यक बैठक में बैठकर उत्पादकता को कम करने का एक निश्चित तरीका है। नीचे, हमें आपकी मीटिंग प्रभावी होने और केवल सर्वोत्तम और सबसे उत्पादक परिणाम उत्पन्न करने के लिए प्रत्येक बैठक में से अधिकांश को प्राप्त करने के तरीके पर कुछ सुझाव मिल गए हैं।

1। एक विकल्प के रूप में ऑनलाइन सहयोग उपकरण पर विचार करें



इस बारे में सोचें कि आपने कितनी अनावश्यक बैठकें की हैं। क्या किसी ने कभी आपको एक बैठक में बुलाया है जहां आपने पूरे समय सोचा था, "इसे ईमेल के माध्यम से संभाला जा सकता है"?

यदि आप कभी भी यह सुनिश्चित करने के लिए कि कुछ टीम के सदस्य लूप में रहते हैं, तो यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप एक टीम सहयोग उपकरण का उपयोग करके उस बैठक को प्रतिस्थापित कर सकते हैं। यह विकल्प कर्मचारियों को अपने अवकाश पर केवल प्रासंगिक विवरणों की समीक्षा करने की अनुमति देगा। यदि वे ऐसा करना चुनते हैं तो वे प्रतिक्रिया भी प्रदान कर सकते हैं। ऑनलाइन सहयोग उपकरण सभी बैठकों को प्रतिस्थापित नहीं करते हैं, लेकिन वे निश्चित रूप से अनावश्यक लोगों के लिए उत्तर हैं।
2। एक मीटिंग एजेंडा बनाएं और स्पष्ट उद्देश्यों को सेट करें

आपकी बैठक करने से पहले, उद्देश्य पर विचार करें और स्पष्ट उद्देश्यों को सेट करें। बैठक शुरू करने से पहले आप जो हासिल करना चाहते हैं, तय करें। जब तक लोग इकट्ठा होते हैं और एक दूसरे के साथ संवाद करना शुरू करते हैं और उद्देश्यों को निर्धारित करने से पहले विचारों को फेंक देते हैं तब तक प्रतीक्षा न करें।

समय से पहले अपनी बैठक के लक्ष्यों पर विचार करें और उन्हें लिखें। फिर एक एजेंडा बनाएं और उन सभी विषयों को शामिल करें जिन्हें आप चर्चा करना चाहते हैं। यह आपको ध्यान केंद्रित करने में मदद करेगा। तो यदि लोग ट्रैक बंद करना शुरू करते हैं और यादृच्छिक विचारों को फेंक देते हैं, तो आप उन्हें वापस करने और वार्तालाप को फिर से जोड़ने में सक्षम होंगे। <। समाधान के साथ बैठक में आओ

विचारों को फेंकने से पहले आपकी बैठक में सभी को इकट्ठा होने तक प्रतीक्षा न करें। अपने व्यापार की ताकत, कमजोरियों, अवसरों और खतरों को देखते हुए पहले से समाधानों की एक सेट संख्या के साथ आने का प्रयास करें- और अन्य सभी उपस्थित लोगों को भी ऐसा करने के लिए कहें। यह आपकी बैठक को अधिक उत्पादक बना देगा क्योंकि लोग यह जानकर आएंगे कि क्या उम्मीद करनी है।

सुनने के लिए आने के बजाय, कर्मचारी पहले से ही मिनट में समाधान के साथ बैठक में प्रवेश करेंगेडी फिर, एक दूसरे से विचारों को उछालने के बजाय, आप अपने समय के वेटिंग विचारों को यह देखने के लिए खर्च करेंगे कि कौन से पीछा करने योग्य हैं।

समाधान चुनने के साधन के रूप में अपनी बैठक के बारे में सोचें, एक को उजागर करने के तरीके के रूप में नहीं। 5 या 10 की तरह विचारों की एक निश्चित संख्या के साथ आने के लिए अपने उपस्थित लोगों से पूछें, फिर, उन्हें उन विचारों को बैठक में पेश करने दें-प्रत्येक के फायदे और नुकसान के साथ-साथ।

यह दृष्टिकोण आपको चुनने के लिए कई प्रकार के विकल्प देगा। हर कोई अपने समाधान प्रस्तुत करने के बाद, आप सर्वोत्तम विचारों पर वोट दे सकते हैं और चर्चा के लिए फर्श खोल सकते हैं।

4। केवल आवश्यक कर्मचारियों को आमंत्रित करें



मीटिंग्स प्रकृति में सूचनात्मक हैं। उनका उद्देश्य विचारों पर निर्णय लेना और किसी विशेष समस्या के समाधान के साथ आना है। आपको हर कर्मचारी की आवश्यकता नहीं है कि केवल बैठक की सफलता के लिए सबसे महत्वपूर्ण हैं।

जब आप अपनी मीटिंग सूची बनाते हैं और मानते हैं कि कौन आमंत्रित करना है, तो उनसे पूछें कि उपस्थिति में रहने की आवश्यकता है। आपके पास महत्वपूर्ण ज्ञान और महत्वपूर्ण अंतर्दृष्टि कौन है जो आपको चाहिए? इस बैठक के फैसले कौन प्रभाव करेंगे? उन चीजों को ध्यान में रखने के बाद, इस पर विचार करें कि आप किस इनपुट के बिना कर सकते हैं।

यह अभ्यास आपको स्पष्ट रूप से दिखाएगा कि बैठक में किसे भाग लेना चाहिए और कौन बेहतर होगा। यह आपको यह सुनिश्चित करने में मदद करेगा कि आपकी बैठक किसी के समय की बर्बादी नहीं है। 5। खुली चर्चा को प्रोत्साहित करें

टीम मीटिंग्स उन घटनाओं हैं जहां सभी को सहज योगदान देना चाहिए। तो सुनिश्चित करें कि आप उन लोगों से इनपुट प्राप्त करें, जो लोगों से बात करना और अधिक शर्मीले कर्मचारियों को विचारों को फेंकना पसंद है जो हर किसी के सामने बात नहीं करना पसंद करते हैं। हर वार्तालाप पर हावी होने के दबाव के लिए परेशान मत करो।

खुली चर्चा अवधि के लिए अपने एजेंडा में समय आवंटित करें। लोगों को लिखित नोट्स लेने के लिए प्रोत्साहित करें- और उनके पास कोई प्रश्न या विचार लिखें। फिर फर्श खोलें और उन्हें बोलने दें।

आप अभी भी समय का ट्रैक रख सकते हैं और सुनिश्चित कर सकते हैं कि एक विशेष विषय आवश्यक से अधिक ध्यान न दें। आप बस यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि सभी टीम के सदस्यों को बोलने की स्वतंत्रता महसूस होनी चाहिए जब उनके पास कुछ मूल्य है। 6। एक निश्चित अंत सेट करें

किसी बैठक की तुलना में कुछ भी बदतर नहीं है, जिसमें कोई स्पष्ट अंत नहीं है। कल्पना करें कि आप एक कार्यकर्ता के रूप में कैसा महसूस करेंगे जो आपकी एक बैठक में भाग लेना पड़ा। आपके पास ग्राहक सेवा के मुद्दों और अन्य कार्यों की एक कपड़े धोने की सूची मिल गई है। लेकिन इन महत्वपूर्ण चीजों पर अपना ध्यान केंद्रित करने के बजाय, आपको एक बैठक के माध्यम से बैठना होगा जहां मेजबान पर और चालू हो, और आपको पता नहीं है कि यह कब समाप्त होगा।

जैसा कि आप अपना एजेंडा बनाते हैं और अपने बात करने वाले बिंदुओं को शेड्यूल करते हैं, यह निर्धारित करते हैं कि आप प्रत्येक विषय पर कितनी देर तक चर्चा करेंगे और तदनुसार अपना समय आवंटित करेंगे। आप किसी अन्य कर्मचारी से भी समय का ट्रैक रखने में मदद करके भाग लेने के लिए कह सकते हैं।

न केवल आप समय पर अपनी बैठकों को शुरू करना चाहते हैं, लेकिन समय पर समाप्त होने के लिए यह समान रूप से अनिवार्य है। जैसे ही आप बैठक के माध्यम से आगे बढ़ते हैं, इस पर ध्यान दें कि प्रत्येक विषय पर कितनी देर तक चर्चा की जा रही है और आपके आवंटित समय के भीतर रहें।

7। एक कार्य योजना के साथ अपनी बैठक बंद करें


प्रत्येक बैठक के पिछले कुछ मिनटों में, अगले चरणों पर चर्चा करने के लिए थोड़ा सा समय खोलें। विशेष रूप से रूपरेखा जो प्रत्येक कार्य को पूरा करने और समय सीमा पर निर्णय लेने के लिए जिम्मेदार है। ये आवश्यक उपाय मिस्ड समय सीमा को रोक देंगे, जो उत्पादकता को रोक सकते हैं और पूरी टीम पर एक विनाशकारी प्रभाव डाल सकते हैं।

एक कार्य योजना सुनिश्चित करती है कि स्वामित्व है-और यह कोई पत्थर नहीं छोड़ता है। स्पष्ट करें कि कौन से टीम के सदस्य कार्य करेंगे और एक व्यक्ति को कदम रखने के लिए नामित करेंगे, क्या किसी को असाइनमेंट पूरा करने में असमर्थ होना चाहिए। आप किसी अन्य व्यक्ति को सभी के साथ जांच करने के लिए भी असाइन कर सकते हैं। यह टीम सदस्य दूसरों को अपने कार्यों को पूरा करने में मदद करेगा। वे सब कुछ योजना के अनुसार आगे बढ़ेंगे। बैठकें और अधिक प्रभावी कैसे करें

बैठकें उत्पादकता को बढ़ावा देने के लिए होती हैं। उन्होंने सभी को एक ही पृष्ठ पर रखा और लोगों को एक टीम के रूप में काम करने और सबसे चुनौतीपूर्ण कार्यों को पूरा करने के लिए एक साथ लाया। वे उद्देश्यों को रेखांकित करते हैं और लोगों को आपकी कंपनी में मूल्यवान भूमिका दिखाते हैं।

एक प्रभावी बैठक करने के लिए, यह तय करके शुरू करें कि आप पहले से क्या हासिल करना चाहते हैं। जब आप अपना एजेंडा बनाते हैं तो स्पष्ट उद्देश्यों को सेट करें। फिर, अपने कर्मचारियों से घटना से पहले समाधान के साथ आने के लिए कहें। यह रणनीति यह सुनिश्चित करने में मदद करेगी कि आपकी बैठक किसी के मूल्यवान समय को बर्बाद नहीं करती है।

पोस्ट अनुत्पादक बैठकों के लिए इलाज पहले Lendio पर दिखाई दिया।

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